In de toekomst zijn er geen projecten en projectmanagers meer (deel 1)

Vrijdag 9 november 2012 had ik het genoegen om een aantal  schrijvers van projectmanagement boeken te ontmoeten en een aantal presentaties rondom dit thema de zien. Bij een managementboek event.
Het boek "Projectmanagement na vandaag" is vorige week verschenen. Geschreven door Michiel Louweret en John Hermarij.

Michiel Louweret vertelde o.a. over het einde van klassiek projectmanagement. Met klassiek bedoelt hij projecten leveren volgens een waterval methode. En zijn constatering dat klassieke projectmanagers het leveren van het project belangrijker vinden dan het doel van de opdrachtgever.

Opdrachtgevers hebben behoefte aan een projectmanager die kan helpen om strategische doelen scherp te stellen. Het vertellen van het verhaal van een project wordt belangrijker dan het communiceren over smarte doelstellingen.
Klassieke competenties blijven wel belangrijk, maar er komen er een aantal bij.

Boek: Leading successful PMO's

Wie eenmaal een permanent PMO heeft opgezet, kan daarna niet achterover gaan leunen.  Ik zie helaas de laatste tijd PMO's weer ontmanteld worden omdat ze hun toegevoegde waarde onvoldoende hebben uitgebouwd en tijdig kunnen verzilveren.

Volgens Peter Taylo heeft een PMO een leider nodig, geen manager. Een PMO is geen stabiele business unit, maar een complexe uitdaging, vooral om de business strategie en de PMO activiteiten met elkaar in lijn te houden.

Wat is de overeenkomst tussen een vliegtuig crash en een mislukt project?

Ik lees regelmatig onderzoeken en publicaties naar het falen van projecten.

Een search op "Falen van projecten" levert 179.000 zoek resultaten op.

Hoe pak je het inrichten van een project support office aan?

Samen met een collega die veel IPMA en Prince2 trainingen geeft, ben ik een nieuwe training aan het maken voor PMO-ers "Een praktische Project Support".
Het ontwerpen en uitwerken van een training blijkt een ontzettend leuke klus te zijn. Spannend is natuurlijk wel of datgene wat je aan werkvormen en opdrachten vooraf bedenkt, in de praktijk ook zo gaan werken.

Tijdens een PMO kennissessie voor KPN-ers heb ik een pilot mogen houden om 1 dag uit de 4 daagse training alvast te kunnen testen op mijn collega's.

Het thema was “Hoe pak je het inrichten van een project support office aan, welke competenties zijn nodig en wat zijn JOUW competenties?”
 
In de vorm van een workshop zijn we ingegaan op vragen als:

PMO door een 3D bril. Wat voor PMO-er ben je of zoek je?

Het begrip PMO is zo'n ongelooflijke container begrip. De afkortingen worden te pas en onpas voor allerlei soorten werk en afdelingen gebruikt. Een greep uit de collectie:

• Project Manager Ondersteuner (of Officer)
• Manager Project Beheersing
• Project Secretaris
• Project / Programma Support Officer
• Project bureau medewerker
• Portfolio Officer
• Project Management Organisatie
• etc.

Daar moeten we wat aan doen!

Kijkend naar het werk van een PMO-er dan blijken daar 3 dimensies aan te zitten.
1. Taak: Wat voor soorten taken worden uitgevoerd?
2. Mens: Wat is het niveau van de werkzaamheden?
3. Organisatie: Waar in de organisatie, worden de werkzaamheden uitgevoerd?

Benefits management op gang krijgen volgens BPUGers

Woensdag 28 maart 2012 werd door de BPUG een workshop onder leiding van Ed Lam van Insights International georganiseerd. Volgens de uitnodiging gaan we op zoek naar personen en rollen die voorwaardelijk zijn om benefits management in een organisatie op de kaart te zetten en naar een aanpak die zo laagdrempelig is dat men er geen nee tegen kan zeggen.

Dat is hard nodig want, hoewel we meer en meer gaan werken met business cases om projecten te starten, wordt nog te weinig gestuurd op het daadwerkelijk realiseren (en meten) van de beoogde baten. En dat is zonde.

Als ik zelf een dieet volg om een paar kilo af te vallen ("ja de zomer komt er weer aan") ga ik toch ook op de weegschaal staan om te kijken naar de voorgang en of de baten ("hoera de bikini van vorig jaar kan ik weer aan") gerealiseerd worden?

Lijkt jouw projectdossier op de bestek lade thuis?

Hoe ziet thuis, bij de jou in de keuken, de bestek lade eruit?
Netjes gesorteerd? Kleine messen apart van de grote messen? Of alles door elkaar? Zo?                                                                                  of zo?

Jaloersmakend toch die linker bestek lade?

Met als gevolg:
1. Veel tijd kwijt met zoeken
2. Misgrijpen omdat het er niet is.
3. Het verkeerde mes gebruiken omdat je zo snel de juiste niet kunt vinden
etc.

Met een project dossier is het net zo.

Workshop inrichten project besturing aan de hand van P3O en PRINCE2 voor opdrachtgevers

Vorige week mocht ik als PMO-er voor de start van een groot migratie project (werkplekken) een project governance inrichting workshop gegeven met de projectmanagers van zowel de klant als KPN Consulting als leverancier en de klant-opdrachtgever aanwezig.
Ontzettend leuk en nuttig om te doen.

Voor de inrichting van de workshop heb ik zoveel mogelijk onderwerpen uit het boek "Prince2 voor opdrachtgevers" de revue laten passeren, echter heb ik deze via de Services en Functie van P3O laten lopen. Door bij elke relevante service stil te staan raakten we alle in het boek genoemde onderwerpen op een wat meer gestructureerde manier.

Tips: Businesscase maken voor projecten + gratis downloads

Een goede businesscase is een noodzaak voor elk project. In verschillende projectmanagement methodieken komt het maken van een business case aan de orde.

Toch kom ik deze in de praktijk te weinig tegen of is deze van slechte kwaliteit omdat de case op meerdere manieren uitlegbaar is.

Veel mensen kennen de businesscase in de vorm van financiële onderbouwing en financiële parameters (wat kost het en wat moet het opleveren) aangevuld met beslissingscriteria en risico's.
Echter in de beste businesscases staat vooral "Waarom het project gedaan wordt?" en "Wat moet er bereikt worden?"

 

Gratis Prince2 templates en link naar bijbehorende Prince2 boeken

Gratis Prince2 templates (in ruil voor je email adres) bij http://www.prince-2-2009.nl/
zowel de Nederlands als Engelstalige templates.

Wil je weten hoe je ze kan toepassen. Schaf dan het volgende boeken aan:

PMO functies onderkend door IPMA

Er was al lange tijd een grote behoefde aan een referentie model van PMO functies en bijbehorende competenties.
Niet alleen voor HR managers, project- en programma managers maar vooral ook voor hoofden PMO, PMO consultants en andere PMO professionals.

Het bestaande competentie profielen boek is uitgebreid met verschillende PMO functies. Die net als projectmanagers van IPMA D tot IPMA B niveau kunnen groeien.
Van PMO medewerker naar hoofd PMO tot projectmanagement consultant of PMO manager.
PMO biedt zo een heel eigen carrière pad en zijn we af van het waanidee dat "pmo een opstap is naar projectmanagement".

Prince2 vs P3O hoe zit dat nou?

Afgelopen week heb ik een aantal keren moeten uitleggen hoe Prince2 en P3O zich verhouden ten opzichte van elkaar. Men heeft soms het onterechte beeld dat P3O een onderdeel van Prince2 is. "P3O; Dat zegt toch iets over de support in projecten?", hoor ik ook wel eens. Men wordt hier in Nederland in verwarring gebracht door het woordje "Office". In ons beeld is een office een soort secretariaat. Ook belangrijk maar niet waar P3O of PMO over gaat. Tijd om dat misverstand uit de wereld te helpen. 

De Engels term "Office" staat gelijk aan het woordje Officer in de afkortingen CIO of CEO. En dat is het soort Office wat OGC de Engelse founders van P3O voor ogen hadden met het schrijven van hun manual.

Ik heb afgelopen week deze plaat paar keer laten zien om e.e.a. duidelijker te maken.

Waar Prince2 alleen naar projectmanagement kijkt en MSP naar programmamanagement, schetst P3O het totale portfolio van verandering in een organisatie. Een belangrijke meerwaarde is

Boek: MSP™ 2011 Edition – Quick Reference Card

Een nieuw handig product van Henny Portman.
De man van o.a. de MSP- en Prince2 manual tabs en het boek: "Een praktische PMO, de route naar succesvol projectmanagement".
Het is een quick reference van MSP-2011 themes, processen, rollen en programme information producten.
MSP staat voor de OGC methodiek "Managing Successful Programmes"

Dit naslag werk is handig voor Foundation cursisten als voorbereiding op hun examen en als reference als ze aan de slag gaan met het toepassen van de methode in de praktijk.

 Het is waterproof zodat het lang kan meegaan.

 Verkrijgbaar bij bol.com